Privacybeleid

1. Wie zijn wij

Taklo is een online platform (SaaS) voor installatiebedrijven, loodgieters en servicebedrijven. Wij bieden software voor CRM, offertes, werkorders, planning, facturatie en communicatie. Voor eigen website, accountbeheer, verkoop, facturatie en platformbeveiliging is Taklo verwerkingsverantwoordelijke. Voor klantdata die tenants in het platform verwerken, handelt Taklo als verwerker op instructie van de tenant.

Contactgegevens: contact@taklo.nl

Bel, app, sms of mail je met een bedrijf dat Taklo gebruikt? Lees dan ook onze korte uitleg over Contactprivacy.

2. Welke gegevens verzamelen wij

Wij verwerken de volgende categorieen persoonsgegevens:

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, KvK-nummer, BTW-nummer
• Gebruiksgegevens: inlogmomenten, gebruikte functies, IP-adres, browsertype
• Klantgegevens: gegevens die je zelf invoert over je klanten (naam, adres, contactgegevens, projectinformatie)
• Betalingsgegevens: factuurgegevens en betalingshistorie (betalingen worden verwerkt door onze betalingsprovider)
• Communicatie: berichten die je via het platform verstuurt of ontvangt
• AI- en automatiseringsmetadata: modelroute, tokengebruik, kosten, referentie naar bronobject en conceptoutput wanneer AI expliciet is ingeschakeld

3. Doel van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het leveren en verbeteren van onze diensten
• Het aanmaken en beheren van je account
• Het verwerken van betalingen en facturatie
• Het versturen van service-gerelateerde communicatie (zoals meldingen en updates)
• Het bieden van klantenondersteuning
• Het naleven van wettelijke verplichtingen (zoals belastingwetgeving)
• Het beoordelen van de kwaliteit van onze AI-ondersteuning binnen de omgeving van een klant, om fouten te vinden en te herstellen
• Het verbeteren van het platform voor alle klanten, op basis van lessen zonder persoonsgegevens
• Het uitvoeren van AI-ondersteuning wanneer een tenant of gebruiker die functie expliciet inschakelt

De rechtsgronden voor deze verwerkingen zijn: uitvoering van de overeenkomst, gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting en/of toestemming.

4. Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld:

• Accountgegevens: zolang je account actief is, plus maximaal 12 maanden na opzegging
• Financiele gegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
• Gebruiksgegevens: maximaal 26 maanden
• Ruwe analytics-events: maximaal 6 maanden
• AI-usage logs: maximaal 180 dagen
• E-maillogs: maximaal 365 dagen
• Geluidsopnames van telefoongesprekken: maximaal 30 dagen. Daarna wordt het geluidsbestand automatisch verwijderd. Het transcript van het gesprek blijft wel bewaard als onderdeel van je dossier — daarop rusten de afspraak, de werkbon en de opvolging.
• Niet-gekoppelde oproepinhoud: transcript, voicemail-url en losse notities worden na 180 dagen opgeschoond als er geen klant- of dossierkoppeling is
• Bewijs uit kwaliteitsbeoordeling: maximaal 90 dagen. Daarna blijft alleen het oordeel staan, met een verwijzing naar het gesprek in plaats van een kopie ervan.

Na afloop van de bewaartermijn worden je gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

5. Jouw rechten

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heb je de volgende rechten:

• Inzage: je hebt het recht om te weten welke gegevens wij van je verwerken
• Correctie: je kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
• Verwijdering: je kunt verzoeken om je gegevens te laten verwijderen
• Beperking: je kunt vragen om de verwerking te beperken
• Overdraagbaarheid: je kunt je gegevens opvragen in een gangbaar formaat
• Bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de verwerking

Voor het uitoefenen van je rechten kun je contact opnemen via contact@taklo.nl. Wij reageren binnen 30 dagen op je verzoek. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

6. AI-verwerking

AI-functies in Taklo zijn bedoeld voor samenvatten, analyseren, classificeren, concepten maken en administratieve voorstellen. Nieuwe tenant-settings hebben AI standaard uit. Als een tenant AI inschakelt, kan data via een geconfigureerde modelprovider zoals OpenAI, Anthropic of Google worden verwerkt, afhankelijk van de gekozen instellingen.

AI-output hoort herkenbaar te blijven als voorstel of concept totdat een gebruiker de actie bevestigt. Taklo gebruikt klantdata niet voor eigen modeltraining.

Wij kijken achteraf mee met de kwaliteit van onze AI-ondersteuning. Een apart model beoordeelt of een antwoord klopte en of er iets is misgegaan. Dat gebeurt binnen de omgeving van het bedrijf waar het gesprek hoort. Het oordeel blijft daar ook staan.

Wat wij daarvan meenemen om het platform te verbeteren, gaat zonder persoonsgegevens: een telling van hoe vaak iets misgaat, of een patroon dat we bij meerdere bedrijven zien. Namen, adressen en zinnen uit gesprekken gaan de grens tussen bedrijven niet over. Een patroon dat maar op één gesprek of één bedrijf rust, nemen wij niet mee — dat zou alsnog naar iemand te herleiden zijn.

Van telefoongesprekken gebruiken wij hiervoor nooit de geluidsopname, alleen de tekst. Heb je bezwaar gemaakt tegen AI-verwerking, dan slaan wij je ook bij deze beoordeling over.

Bewijsmateriaal waarin nog persoonsgegevens staan, bewaren wij hooguit negentig dagen. Wij trainen geen AI-modellen met klantgegevens. Een antwoord beoordelen en een instructie bijstellen is iets anders dan een model trainen.

7. Cookies

Taklo maakt gebruik van functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het correct functioneren van het platform (zoals sessie- en authenticatiecookies). Deze cookies worden niet gebruikt voor tracking of advertentiedoeleinden.

Wij gebruiken geen analytische cookies of tracking-cookies van derden zonder je uitdrukkelijke toestemming.

Voor bezoekersstatistieken gebruiken wij een eigen, cookieloze meting. Daarbij wordt niets op je apparaat opgeslagen of uitgelezen: bezoeken worden op onze server geteld via een dagelijks wisselende versleutelde waarde, waarbij je IP-adres niet wordt bewaard. Omdat er geen opslag op je apparaat plaatsvindt, is hiervoor geen toestemming vereist. Wij respecteren daarbij de instellingen “Do Not Track” en “Global Privacy Control” van je browser. Analytics van derden (zoals Google Analytics) en onze marketingpixel laden uitsluitend na jouw toestemming.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verlies of misbruik. Dit omvat onder meer:

• Versleutelde verbindingen (TLS/SSL)
• Versleutelde opslag van gevoelige gegevens
• Gescheiden data per bedrijf (multi-tenant architectuur)
• Opslag op servers binnen de Europese Unie
• Regelmatige back-ups

9. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen. Bij substantiele wijzigingen informeren wij je via e-mail of een melding in het platform. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina.