Boekhouding voor vakbedrijven

Geld > Boekhouding, tabblad Overzicht

Eén blok dat zegt wat er vandaag ligt

Bovenaan Geld > Boekhouding, tabblad Overzicht staat wat er nú om aandacht vraagt: wat er openstaat bij klanten en wat daarvan te laat is, hoeveel btw je dit tijdvak opzij moet zetten, welke inkoopfacturen nog een oordeel missen, hoeveel bankregels nog ingedeeld moeten worden en welke facturen zo lang openstaan dat ze oninbaar dreigen te worden. Elke regel klikt door naar de plek waar je hem wegwerkt, en staat er niets open, dan zegt het blok dat ook.

Ernaast staat je btw-deadline met een aftelling in dagen. Die volgt je eigen aangiftetijdvak: een maandaangever ziet een andere datum dan een kwartaalaangever, en is het vorige tijdvak nog niet ingediend terwijl die deadline nog vóór je ligt, dan telt het blok naar díe datum af — rood, niet grijs.

Geld > Overzicht, onder het actieblok

Een blok dat vooruitkijkt in plaats van terug

Onder het actieblok staat wat er op je af komt. Je btw-deadline met het bedrag op de stand van vandaag, en daaronder wat er rond die datum op je rekening staat: je saldo nu, plus de openstaande facturen die vóór die tijd binnen horen te zijn, min de btw die je moet betalen. Wordt dat krap, dan zegt Taklo dat met zoveel woorden in plaats van je een getal te laten uitrekenen.

Dat "binnen horen te zijn" komt niet uit een vuistregel maar uit je eigen historie: Taklo kijkt per klant hoeveel dagen er bij eerder betaalde facturen tussen versturen en betalen zat, over de laatste anderhalf jaar. Heeft een klant er minstens twee betaald, dan telt zijn eigen ritme; anders het middelste ritme van al je klanten, en heb je nog helemaal geen betaalde facturen, dan rekent Taklo met dertig dagen — dan staat er ook niet bij dat het gemeten is. Een factuur die al over zijn eigen ritme heen is, wordt niet op gisteren gerekend en ook niet op nooit, maar op twee weken vanaf vandaag; dat is de meest optimistische aanname in het blok.

Daarnaast let Taklo op drie momenten waarop je iets zou moeten regelen. Zit je in de kleineondernemersregeling en heb je 80 procent van de 20.000 euro omzetgrens gehaald, dan zie je dat vóórdat je eroverheen gaat. Die teller loopt op je omzet met Nederlandse btw, ook je 0 procent-omzet en de omzet die je verlegt naar een andere Nederlandse ondernemer; omzet die in een ander land belast is telt niet mee. Neem hem als signaal om na te lopen, niet als fiscaal oordeel, want het is een benadering van de wettelijke grondslag. Kreeg je drie kwartalen op rij btw terug, dan wijst Taklo erop dat maandaangifte dat geld elke maand oplevert in plaats van elk kwartaal. En droeg je vorig jaar per saldo minder dan 1.883 euro af, dan mag je misschien jaaraangifte doen: één aangifte in plaats van vier. Die laatste twee gelden als je per kwartaal aangifte doet, en pas zodra je in Taklo aangiftes hebt vastgelegd — aanvragen doe je zelf bij de Belastingdienst.

Wat het niet is: een cashflow-prognose. Je vaste lasten zitten er niet in — huur, lease, loon, abonnementen — en het scherm zet die zin er letterlijk bij: "Vaste lasten zijn hierin niet meegerekend." Een btw-teruggaaf telt ook niet mee in het verwachte saldo, want die komt pas ná je aangifte binnen. En het blok verschijnt pas als er iets te melden valt: heb je nog geen btw-stand, geen openstaande facturen en geen banksaldo, dan blijft het weg in plaats van je een rij nullen voor te houden.

Geld > Boekhouding, tabblad Boekhouding

Elke boeking legt zichzelf uit

Bij elke journaalpost op je boekhoudscherm staat een knop: "Waarom staat dit zo?". Daar klapt uit waar de boeking vandaan komt — welk brondocument, met een verwijzing naar het stuk zelf — wat er per regel debet en credit staat en op welke grootboekrekening, en welke handelingen er op dat document zijn vastgelegd: wie wat wanneer deed. Gaat het om een oninbare factuur, dan staat het wetsartikel erbij, in gewone zinnen: wanneer je de btw over het onbetaalde deel terug mag vragen en in welk tijdvak dat hoort.

En de uitleg poetst niets weg. Staat een boeking op een andere datum dan het stuk waar hij bij hoort, dan zegt hij dat met de reden erbij — meestal omdat de periode van de brondatum al was afgesloten en de post is doorgeschoven. Is een bankregel nog niet ingedeeld, dan staat er bij die regel dat het een restpost is en dat hij verdwijnt zodra iemand hem een rekening geeft. Een handmatige boeking zegt gewoon dat hij handmatig is; daar wordt geen verhaal omheen verzonnen.

Hier komt bewust geen AI aan te pas. De verklaring wordt opgebouwd uit je eigen gegevens, dus dezelfde boeking geeft morgen hetzelfde antwoord als vandaag — en volgend jaar ook. Dat is precies wat je nodig hebt als je accountant of een controleur vraagt waarom iets staat zoals het staat: een antwoord dat te herhalen en na te rekenen is, niet een tekst die er elke keer net anders uitkomt.

Naast de knop voor de auditfile staat er één voor de Belastingdienst-bundel: een zip per boekjaar met vier dingen. De auditfile in het officiële XAF-formaat, al je journaalposten als CSV zodat ze in elk programma te openen zijn, het auditspoor van dat jaar als CSV — welke handelingen er op facturen, bankregels en aangiftes zijn vastgelegd — en een verklaring in gewone taal over hoe je administratie is opgebouwd. Die verklaring benoemt ook wat een controleur zelf zou opmerken: dat een gat in de boekstuknummers een herboeking is en geen ontbrekend stuk, dat boekingen uit een afgesloten periode doorschuiven, en welke btw-aangiftes je dat jaar hebt vastgelegd.

Wat het niet is: een goedkeuring. Taklo levert het officiële uitwisselformaat plus een eigen verklaring — geen keurmerk, geen goedkeuringsstempel van de Belastingdienst, en het vervangt je accountant niet. Wat het wel doet is de vraag "waar komt dit vandaan?" beantwoorden zonder dat iemand in de database hoeft te duiken.