Trust
Privacy, AI en beveiliging moeten in het product zitten, niet alleen in tekst.
Taklo verwerkt klantdata, communicatie, facturen, werkbonnen en soms AI-output namens tenants. Daarom is privacy een productfunctie: dataminimalisatie, zichtbare controle, versleutelde secrets, audit logging, concrete retentie en duidelijke subverwerkers. Deze pagina beschrijft wat Taklo technisch afdwingt en wat een tenant zelf moet bepalen.
Laatst bijgewerkt: mei 2026
Je gegevens staan in Duitsland
Server en database bij netcup, bestanden en back-ups bij Hetzner in Falkenstein. Geen enkele klantgegeven staat standaard buiten de EU.
Tenant-isolatie
Elke tenant heeft eigen data-scope, rollen, rechten en providerinstellingen.
Secrets server-side versleuteld
AI-, SMTP-, betaalprovider- en boekhoudsleutels worden versleuteld opgeslagen en alleen gemaskeerd getoond.
Bellers horen wat er gebeurt
Vóór het gesprek klinkt een ingesproken mededeling dat er wordt opgenomen, en de assistent stelt zich voor als digitale assistent. Geen promptregel maar een vast audiobestand, zodat het bij élk gesprek gebeurt.
AI in eigen hand
AI en automatische analyse kunnen per tenant en per module worden uitgezet. Zonder AI blijft Taklo volledig bruikbaar.
Een klant kan bezwaar maken
Wil iemand geen AI-verwerking, dan wordt dat per persoon vastgelegd en slaat Taklo hem over bij beantwoorden, samenvatten en voorbereiden.
Menselijke controle als uitgangspunt
AI maakt concepten, samenvattingen en voorstellen; versturen en boeken vragen controle. Een bedrijf kan automatisch antwoorden aanzetten — dat is een bewuste keuze en geen standaard.
Retentie technisch afgedwongen
Gespreksopnames 30 dagen, niet-gekoppelde transcripten 180 dagen, AI-verbruikslogs 180 dagen, auditsporen 12 maanden. Dagelijkse opruimronde in de software, niet alleen in de voorwaarden.
Export en verwijdering
Klantdata kan worden geëxporteerd of verwijderd — inclusief het geluidsbestand van gesprekken. Uitzonderingen: wettelijke bewaarplicht, audit en legal hold.
Verwerkersovereenkomst
Er ligt een overeenkomst die je kunt lezen voordat je klant wordt, en die je bij het aanmelden aanvaardt.
Welke data verwerkt Taklo?
| Categorie | Voorbeelden | Doel |
|---|---|---|
| Klant en CRM | Naam, bedrijf, e-mail, telefoon, adressen, voorkeuren | Dienstverlening, planning, communicatie |
| Financieel | Offertes, contracten, facturen, betalingen, BTW-gegevens | Uitvoering, administratie, wettelijke bewaarplicht |
| Communicatie | E-mail, WhatsApp, SMS, telefoon, voicemail, transcript, bijlagen | Inbox, opvolging, bewijs en support |
| Werkuitvoering | Werkorders, planning, materiaal, uren, foto's en notities | Uitvoering en dossieropbouw |
| AI-metadata | Promptcontext, model, tokengebruik, kosten en referentie | Controle, kostenbeheer en audit |
Verwerkingsregister in het kort
Dit is de publieke samenvatting. In het platform blijft de concrete tenantconfiguratie leidend: ingeschakelde modules, providers en bewaartermijnen bepalen wat werkelijk actief is.
| Proces | Data | Maatregel of doel | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Tenant-settings | API-keys en integratiegeheimen | Versleuteld bij opslag, gemaskeerd in UI | Taklo |
| AI-gebruik | Model, provider, tokengebruik, kosten en referentie | Kostencontrole, audit en misbruikdetectie | 180 dagen |
| Ruwe analytics | Productgebruik zonder trackingcookies | Productverbetering en foutanalyse | 6 maanden |
| E-maillogs | Aflevering, foutstatus en technische metadata | Bewijs van verzending en deliverability | 365 dagen |
| Niet-gekoppelde oproepinhoud | Transcript, opname-url, voicemail-url en losse notities | Opschonen als er geen klant- of dossierhaak is | 180 dagen |
| Facturen en betaaldata | Facturen, bedragen, betaalstatus en fiscale gegevens | Administratie en wettelijke bewaarplicht | 7 jaar |
Verwerkersovereenkomst
Rollen, instructies, beveiliging en verwijdering.
Subverwerkers
Provider-categorieen, regio's en verwerkingsrollen.
AI-verwerking
AI-functies, dataflows, menselijke controle en opt-in.
Geen lege compliance-claim
Taklo claimt niet blind dat elke tenant automatisch volledig compliant is. De basis is privacy-by-design; de tenant blijft verantwoordelijk voor eigen grondslag, inhoud, bewaartermijnen en ingeschakelde integraties. Taklo maakt die keuzes zichtbaar en afdwingbaar waar het platform ze technisch kan bewaken.
Wat de tenant zelf moet vastleggen
Grondslag
Bepaal waarom je klantdata verwerkt: overeenkomst, toestemming, wettelijke plicht of gerechtvaardigd belang.
Bewaartermijn per proces
Stel in of leg vast hoe lang offertes, werkbonnen, gesprekken, foto's en klantdossiers nodig zijn.
AI-keuze
Zet AI alleen aan voor modules waar dit past bij je belofte aan klanten en je interne controle.
Providerkeuze
Controleer welke externe providers je activeert voor e-mail, bellen, WhatsApp, betalingen, AI en boekhouding.
Normatieve basis
Taklo richt dit in langs de AVG-principes privacy by design/default, verwerkingsregister, verwerkersafspraken en dataminimalisatie, en langs de AI Act-lijn voor transparantie en menselijke controle bij AI-ondersteuning.